Política de privacidad

1. Responsable y contacto

SOLUTIO S.A.S., con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales comprendidos en esta política. Nuestra dirección es Calle 19 No. 9-50, Edificio Diario Otún, oficinas 10-08, 10-09 y 10-12; teléfono +57 310 415 9865; correo solutioabogadoscolombia@gmail.com.

Nicolás Alberto Mejía Gómez atiende por SOLUTIO S.A.S. las consultas y reclamos sobre datos personales a través del correo y la dirección indicados. El ejercicio de estos derechos no exige aceptar publicidad, contratar un servicio ni otorgar una nueva autorización para finalidades distintas de atender la solicitud.

2. Alcance y reglas de tratamiento

Esta política regula el tratamiento de datos personales de quienes contactan a SOLUTIO, solicitan o reciben sus servicios, utilizan sus formularios y funcionalidades web o expresan interés en colaborar con su comunidad. Comprende información en medios electrónicos y físicos vinculada a estas actividades. No reemplaza las condiciones comerciales ni los acuerdos específicos de prestación de servicios.

Una persona natural es titular de los datos que la identifican o permiten identificarla. Tratar datos comprende recolectarlos, almacenarlos, consultarlos, utilizarlos, comunicarlos, actualizarlos o suprimirlos. SOLUTIO es responsable cuando decide sobre ese tratamiento; un proveedor actúa como encargado cuando trata datos por cuenta de SOLUTIO.

El tratamiento debe ser lícito, responder a finalidades específicas informadas y limitarse a datos pertinentes y adecuados. Debe respetar la libertad, calidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y circulación restringida de la información. La publicación de datos en internet no los convierte automáticamente en datos públicos ni permite cualquier reutilización.

3. Datos y finalidades

• Contacto y solicitudes: nombre, correo, teléfono y descripción suministrada para recibir, revisar y responder la solicitud, determinar el servicio requerido y comunicarnos sobre ella. La ubicación se solicita cuando resulte pertinente para la cobertura o el contexto. En el contacto inicial no es necesario remitir copias de identidad ni expedientes de otras personas.
• Servicios jurídicos y documentación: cuando se acuerde un servicio, tratar la información de identificación, contacto, hechos, documentos y actuaciones necesaria para evaluar y atender el asunto, elaborar documentos, realizar las gestiones autorizadas y mantener la comunicación correspondiente. Cada encargo debe delimitar su alcance, destinatarios y habilitación jurídica. El contrato o la entrega de un expediente no autorizan usos incompatibles ni la difusión pública de su contenido.
• Gestión de servicios y cuentas: cuando se utilicen estas funciones, identificar al solicitante, administrar su acceso, atender solicitudes relacionadas con el servicio, registrar operaciones y cumplir las obligaciones de facturación, contabilidad, atención de reclamaciones y conservación que resulten aplicables. No se solicitarán datos financieros o de identidad que no sean necesarios para la operación concreta.
• Colaboración comunitaria: nombre, contacto, ubicación y experiencia voluntariamente comunicada para estudiar el interés en una colaboración remunerada de coordinación de encuentros, enlace comunitario y apoyo administrativo, y contactar al interesado sobre esa propuesta. Las funciones y condiciones de pago se acuerdan antes de comenzar. Este contacto no equivale a una vinculación ni faculta a contratar servicios jurídicos o recibir poderes en nombre de SOLUTIO.
• Información comercial por correo: nombre y correo para enviar noticias, contenidos y ofertas de SOLUTIO únicamente cuando exista autorización para esta finalidad. La decisión es independiente de la atención de solicitudes. La autorización para correo no habilita por sí sola llamadas, mensajes por WhatsApp o SMS, notificaciones del navegador ni publicidad de terceros.
• Protección de datos y requerimientos legales: información necesaria para verificar legitimación, tramitar consultas y reclamos, conservar evidencia de autorizaciones, atender requerimientos legítimos de autoridades y ejercer o defender derechos en los casos permitidos por la ley.

Las finalidades adicionales deben informarse antes de iniciar su tratamiento y requerirán nueva autorización cuando corresponda. No se presume que un dato recibido para asesoría o colaboración pueda incorporarse a una lista comercial.

4. Autorización e información previa

Salvo una excepción legal, SOLUTIO debe obtener autorización previa, expresa e informada y conservar prueba que pueda consultarse posteriormente. Al solicitarla se informarán el tratamiento, sus finalidades, los derechos del titular, los datos de contacto del responsable y el carácter facultativo de las respuestas sobre información sensible o de menores.

La autorización puede expresarse por escrito, oralmente o mediante una conducta inequívoca, con prueba consultable; el silencio no constituye autorización. La navegación o aceptación genérica de condiciones no autoriza indiscriminadamente la comercialización o divulgación de datos. La política informa las reglas: su sola publicación no reemplaza la autorización que sea necesaria.

Las excepciones del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 comprenden información requerida por una autoridad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos públicos, urgencia médica o sanitaria, tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el registro civil. Su aplicación exige verificar el supuesto concreto y no elimina los demás deberes de protección.

5. Información sensible, menores y datos de otras personas

Son sensibles, entre otros, los datos de salud, vida sexual y biométricos, así como los que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias o pertenencia sindical. Su tratamiento está restringido y solo procede en los supuestos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Cuando corresponda solicitar autorización, se identificará expresamente la información sensible y su finalidad, se advertirá que no existe obligación de autorizarla y se obtendrá consentimiento explícito. Ninguna actividad puede condicionarse al suministro de datos sensibles.

Los datos de niños, niñas y adolescentes están sujetos a protección reforzada. Su tratamiento no depende solamente de que sean públicos: debe respetar su interés superior y sus derechos prevalentes. Deben observarse la legitimación del representante y el derecho del menor a ser escuchado, valorando su madurez, autonomía y comprensión del asunto. Las respuestas sobre estos datos son facultativas.

En los formularios iniciales evite enviar esta información o identificar a personas ajenas a la solicitud. Si un asunto jurídico requiere datos de terceros, deberá verificarse la autorización, representación o habilitación legal pertinente, limitarse la información a lo necesario y respetarse las reservas aplicables. No basta declarar que se dispone de autorización para levantar cualquier restricción.

6. Derechos del titular

Puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; acceder gratuitamente a ellos en los términos legales; solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones aplicables; ser informado sobre el uso de su información; y pedir la revocatoria de la autorización o la supresión cuando proceda. También puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.

La revocatoria y la supresión no proceden respecto de información que deba conservarse por una obligación legal o contractual. En ese caso se explicará la razón aplicable; esa conservación no habilita continuar una finalidad comercial revocada. La solicitud puede referirse a una finalidad concreta sin exigir la eliminación de toda relación con SOLUTIO.

7. Cómo presentar consultas y reclamos

Escriba a solutioabogadoscolombia@gmail.com o presente su solicitud en la dirección física del apartado 1. Puede indicar como asunto «Protección de datos personales», sin que esta expresión sea un requisito. Señale su nombre, el medio para responder, la información o situación que desea consultar o corregir y, cuando corresponda, los documentos que sustentan su petición.

Puede actuar el titular, sus causahabientes, representantes o apoderados y las demás personas legitimadas conforme a la ley. SOLUTIO verificará identidad y legitimación de manera proporcional, sin solicitar copias de documentos por rutina cuando baste otro medio adecuado. No debe divulgar información a una persona no legitimada.

Consultas

La consulta debe atenderse en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible responder en ese plazo, antes de su vencimiento se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o posible incumplimiento

El reclamo debe identificar al titular, describir los hechos, indicar dirección de respuesta y acompañar los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se requerirá su subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte lo solicitado, se entenderá desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, debe incorporarse a la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes; se mantendrá hasta decidirlo.

El plazo máximo para resolver es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no puede atenderse oportunamente, se comunicarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Para dejar de recibir información comercial por correo puede solicitarlo al mismo canal, sin costo. La gestión de la baja no condiciona la atención jurídica ni autoriza nuevos mensajes publicitarios.

8. Acceso, proveedores y comunicaciones de datos

El acceso debe limitarse a las personas autorizadas que necesiten la información para la finalidad correspondiente. Los datos pueden comunicarse al titular, a sus representantes, a autoridades competentes y a terceros autorizados por el titular o por la ley, respetando las reservas y el secreto profesional.

Para recibir comunicaciones SOLUTIO utiliza el correo Gmail indicado en esta política. El sitio incorpora funcionalidades de terceros y enlaces externos; ello exige distinguir entre proveedores que actúan por cuenta de SOLUTIO y terceros que deciden sus propios tratamientos. No se autoriza una cesión general ni un uso publicitario por terceros por el solo hecho de utilizar la web.

Una transmisión ocurre cuando un encargado trata datos por cuenta del responsable; una transferencia, cuando el receptor actúa a su vez como responsable. Deben verificarse sus condiciones jurídicas antes de comunicar información, también cuando intervengan servicios fuera de Colombia. Las transferencias internacionales están sujetas al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio; debe verificarse en cada operación la habilitación, excepción o mecanismo aplicable. Las transmisiones deben contar con las garantías y obligaciones exigibles; la regla especial para transmisiones internacionales amparadas por el contrato previsto en el Decreto 1074 de 2015 no equivale a una autorización general de transferencia. Esta política no afirma que todos los proveedores almacenen datos en Colombia.

9. Tecnologías web, enlaces y asistentes de inteligencia artificial

El sitio incorpora componentes para protección frente a envíos automatizados (reCAPTCHA), medición de navegación (Google tag), notificaciones del navegador (OneSignal), funciones de red social (Facebook SDK) y asistentes en algunas páginas (Delphi). Según la herramienta y su configuración, pueden intervenir datos técnicos de conexión y dispositivo, identificadores de navegación, preferencias de notificación o información que el usuario introduzca. Estas categorías describen las funciones de los componentes; no implican que todas se ejecuten o que todos esos datos se recolecten en cada visita. También hay enlaces a WhatsApp, redes sociales, mapas y servicios externos; abrirlos puede llevar al usuario a un entorno con información de privacidad propia. SOLUTIO conserva sus deberes respecto del tratamiento que le corresponda y no transfiere todos los datos de sus formularios por el mero hecho de publicar un enlace.

Cuando una cookie, identificador o herramienta trate datos personales, ese tratamiento debe tener finalidad informada y autorización cuando sea exigible. Los permisos del navegador, como los de notificaciones, no sustituyen la información ni habilitan otras finalidades. Los ajustes del navegador permiten administrar cookies y permisos, pero su mera disponibilidad no reemplaza las obligaciones de SOLUTIO. La información específica de cada integración debe ponerse a disposición antes de recolectar datos cuando corresponda.

Antes de utilizar un asistente, revise la información de la herramienta y no introduzca expedientes, datos sensibles ni información de terceros sin verificar su necesidad y habilitación. El uso de inteligencia artificial no elimina las obligaciones de finalidad, minimización, seguridad y confidencialidad. Deben evaluarse los riesgos y, cuando sea probable un alto riesgo para los derechos de los titulares, realizarse la evaluación de impacto correspondiente antes del diseño y desarrollo, conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC. La autorización para atender una consulta no habilita por sí sola destinar los datos al entrenamiento de modelos ni a finalidades diferentes. Las respuestas automatizadas no sustituyen la revisión profesional del asunto.

10. Conservación y vigencia de las bases

Los datos y las bases que los contienen permanecerán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Su vigencia se vincula a esas finalidades y obligaciones, no a una conservación ilimitada por defecto. Cumplida la finalidad y sin un deber que justifique conservarlos, debe procederse a su supresión.

La determinación del plazo debe atender al tipo de información y a las exigencias jurídicas, contables, fiscales y de gestión del asunto concreto. Los procedimientos de conservación y supresión deben documentarse, incluyendo el tratamiento de copias. Esta política no fija un único plazo arbitrario para expedientes, contactos y soportes comerciales ni promete borrado instantáneo de toda copia.

11. Seguridad, confidencialidad y responsabilidad

SOLUTIO debe adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas al riesgo para evitar pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado, exigir protección a sus encargados y mantener procedimientos internos para atender derechos e incidentes. El deber de reserva continúa después de terminar la relación de quienes intervienen en el tratamiento. Los acuerdos de confidencialidad no sustituyen el deber de información al titular.

Los incidentes deben evaluarse y gestionarse; cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información, debe informarse a la autoridad de protección de datos en los términos aplicables. Ningún sistema ofrece seguridad absoluta; esta circunstancia no exonera a SOLUTIO de sus deberes de prevención, protección y respuesta.

12. Actualizaciones y marco normativo

Esta versión rige desde la fecha indicada en el encabezado. Los cambios sustanciales deben comunicarse a los titulares de manera eficiente antes de implementarse; cuando se cambien las finalidades, se obtendrá una nueva autorización si es necesaria. La actualización no subsana retroactivamente una autorización ausente ni amplía por sí sola sus alcances.

Esta política se fundamenta en los artículos 15 y 20 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la interpretación constitucional de la Sentencia C-748 de 2011 y las instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio. El contacto comercial debe respetar la Ley 2300 de 2023 y las instrucciones aplicables: canales autorizados, mecanismos sencillos de cancelación y límites de horario y periodicidad. La autorización para publicidad no equivale a renunciar a esas garantías.